Finance & Accounting BPO: Buchhaltungskapazität, die in Ihrem ERP läuft
Wenn die Zahl der Gesellschaften, das Transaktionsvolumen oder die Reporting-Anforderungen schneller wachsen als das Buchhaltungsteam, führt der übliche Ausweg entweder über einen monatelangen Einstellungsprozess oder über eine parallele Excel-Lösung, die still und leise zu einem eigenen Risiko wird. Wir übernehmen definierte Buchhaltungsprozesse — Kreditoren, Debitoren, Hauptbuch, Abstimmungen, Abschlussvorbereitung und mehr — und führen sie in dem ERP-System, das Sie bereits einsetzen, nicht daneben in einem separaten Tool.
„Abschluss von 22 auf 8 Arbeitstage verkürzt. Intercompany-Differenz von 2–4 Mio. € auf unter 100.000 € reduziert. Prüfungsfeststellungen zu Multibook und Steuerrückstellungen geschlossen.“
Anonymisierte Unternehmensgruppe mit 14 Gesellschaften in sieben Ländern — vollständiger Case im Abschnitt Proof
Das Buchhaltungsproblem meldet sich selten auf einen Schlag
Meist zeigt es sich zunächst als eine Reihe kleiner, jeweils für sich erklärbarer Verzögerungen — bis ein CFO sie zusammenzählt und erkennt, dass die Buchhaltungsfunktion selbst zum Engpass geworden ist.
Die Zahl der Gesellschaften ist dem Team davongelaufen
Eine neue Gesellschaft, Tochtergesellschaft oder Akquisition wird in die Gruppe aufgenommen, aber Personal und Prozessdesign wurden nicht mitgezogen. Dieselben zwei oder drei Personen tragen jetzt ein Arbeitspensum, das für eine Gesellschaft konzipiert war, über vier oder fünf hinweg.
Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung brechen ein
Lieferantenrechnungen stauen sich, Zahlläufe verzögern sich, Kundenreklamationen bleiben unbearbeitet, und die Zahlungszuordnung gerät ins Hintertreffen. Was früher Routinearbeit war, erfordert jetzt permanentes Feuerlöschen.
Der Abschluss verschiebt sich immer weiter
Ein Abschluss, der fünf Arbeitstage dauern sollte, dehnt sich still auf zehn, dann fünfzehn Tage aus, weil Abstimmungen, Abgrenzungen und Intercompany-Matching manuell, verspätet oder erst dann erledigt werden, wenn jemand nach Zahlen fragt.
Eine einzelne Person trägt den Prozess
Die Intercompany-Logik, das Anlagenregister, die Abstimmung, die sonst niemand versteht — all das steckt im Kopf einer einzigen Person. Urlaub, Krankheit oder Kündigung dieser Person werden zu einem Finanzrisiko, nicht nur zu einem HR-Thema.
Wir übernehmen definierte Prozesse oder Ergebnisse — keine vage „Buchhaltungshilfe“
Jedes Engagement wird gegen einen konkret benannten Prozess abgegrenzt. Sie wissen genau, was wir übernehmen, was bei Ihrem Team bleibt und wo die Übergabe liegt. Der Scope kann einer dieser Prozesse sein, mehrere davon oder alle — die Wahl liegt bei Ihnen und kann sich im Laufe der Zeit ändern.
Kreditorenbuchhaltung
Verarbeitung von Lieferantenrechnungen, Drei-Wege-Abgleich, Freigabe-Routing, Zahlläufe und Bearbeitung von Lieferantenanfragen.
Debitorenbuchhaltung
Kundenrechnungsstellung, Mahnwesen und Inkasso, Zahlungszuordnung sowie die laufende Pflege offener Posten.
Hauptbuch
Erstellung und Buchung von Journaleinträgen, Pflege des Kontenplans sowie routinemäßige Monatsabschlussbuchungen.
Kontenabstimmung
Periodische Abstimmung von Bankkonten über Gesellschaften und Währungen hinweg, mit Abweichungen, die bis zur Klärung nachverfolgt werden.
Intercompany-Buchhaltung
Intercompany-Rechnungsstellung und -Buchungen, Saldenabgleich zwischen Gesellschaften und Vorbereitung der Konsolidierungseliminierung.
Anlagenbuchhaltung
Pflege des Anlagenregisters, Zu- und Abgänge sowie routinemäßige Abschreibungsläufe.
Abschlussvorbereitung
Abarbeitung der Abschluss-Checkliste, Abgrenzungs- und Rechnungsabgrenzungspläne sowie eine abschlussreife Summen- und Saldenliste, pünktlich an Ihr Team oder die Wirtschaftsprüfer übergeben.
Reporting-Unterstützung
Management-Reporting-Pakete, Unterstützung bei Abweichungskommentaren und Datenextrakte, formatiert für Konzern- oder gesetzliches Reporting.
Mehrere dieser Prozesse berühren steuerrelevante Daten — USt-Buchungen, Rückstellungspläne, gesetzliche Bücher. JPS-iQ ist keine Steuerberatungsgesellschaft und tritt auch nicht als solche auf. Wir unterstützen die operative Seite steuerrelevanter Finanzprozesse — die Daten, die Systeme, die Abstimmungen, die Vorbereitung — und ziehen für alles, was tatsächliche Steuerberatung erfordert, einen qualifizierten, zugelassenen Steuerberatungspartner hinzu. In einem Full-Outsourcing-Modell kann diese steuerberatende Komponente auf Wunsch in die Gesamtlösung integriert werden; die genaue rechtliche und vertragliche Ausgestaltung dieser Integration wird von Fall zu Fall im Scoping-Gespräch vereinbart, nicht vorab festgelegt.
Arbeit von Ihrem Team abzunehmen ist nicht immer das Ziel — manchmal ist es genau umgekehrt. Wo es zum Engagement passt, trainieren und befähigen wir auch Ihre eigenen Mitarbeitenden, einen neuen Prozess, eine Abschlussroutine oder eine Systemumstellung selbst zu führen, damit die Kompetenz in Ihrer Organisation bleibt, statt dauerhaft von uns abhängig zu sein.
Wir arbeiten in Ihrem ERP, nicht daneben
Jeder der oben genannten Prozesse wird in dem System ausgeführt, das Ihr Unternehmen bereits nutzt. Keine Schatten-Excel-Listen, kein separates BPO-eigenes Tool, das später jemand mühsam ins ERP zurückführen muss.
- Oracle NetSuite — native Buchungen, native Workflows, keine Export-/Import-Ebene.
- DATEV — Buchhaltung und gesetzliche Buchungen bleiben in dem System, das deutsche Wirtschaftsprüfer und Steuerberater ohnehin erwarten.
- SAP — Prozesse werden gegen Ihre bestehende SAP-Konfiguration und Ihren Kontenplan ausgeführt.
- Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations — Transaktionen und Abstimmungen werden direkt in F&O gebucht.
- Ein System of Record — Ihres, nicht unseres
- Derselbe Kontenplan, derselbe Prüfpfad
- Keine Übergabereibung zwischen „ihrem Tool“ und „Ihren Büchern“
Nicht sicher, welches der vier Systeme Ihr Scope betrifft oder ob Ihr aktuelles Setup das überhaupt trägt? Ein kurzer Scope Call klärt das.
Scope Call buchenWie viel wir übernehmen, entscheiden Sie — und es kann wachsen
Innerhalb von Finance & Accounting ist das Operating Model eine Leiter, kein Paket. Sie können auf jeder Stufe einsteigen und weiter nach oben gehen — oder genau dort bleiben, wo Sie sind.
Vier Wege der Zusammenarbeit
Jede der folgenden Stufen baut auf der vorherigen auf. Keine davon verpflichtet Sie im Voraus zur nächsten.
- Kapazität hinzufügen. Zusätzliche Kräfte für einen bestehenden Prozess während einer Spitzenzeit, einer Lücke oder einer Übergangsphase — Ihr Prozess, Ihre Kontrollen, unsere Ausführung.
- Einen einzelnen Prozess übernehmen. Vollständige Verantwortung für einen benannten Prozess, etwa Kreditorenbuchhaltung oder Kontenabstimmung, mit definierter Übergabe und SLA.
- Managed Finance Operations. Mehrere Prozesse werden als ein koordinierter Betrieb geführt — zum Beispiel Kreditoren, Debitoren und Abstimmungen für eine bestimmte Gesellschaft oder Region.
- Vollständige Übernahme der Buchhaltungsfunktion. Die Buchhaltungsfunktion einer Gesellschaft, Region oder der gesamten Gruppe wird end-to-end geführt, während Ihre Finanzführung Entscheidungshoheit und Aufsicht behält.
Interim Finance Management sowie Unterstützung bei ERP- oder Finanztransformation sind eigenständige, ergänzende Leistungen — nicht Teil des Scopes dieser Seite. Für temporäre Führungsrollen siehe Interim Finance Management, und wenn das zugrundeliegende System selbst repariert werden muss, siehe ERP & Finance Stabilization. Das vollständige BPO-Operating-Model über all diese Bereiche hinweg finden Sie auf der Operating-Model-Seite des BPO-Hubs.
Wie eine echte Übergabe in den laufenden Buchhaltungsbetrieb aussieht
Der riskanteste Teil jedes BPO-Engagements ist die Übergabe. Wir behandeln sie als eigene Phase, nicht als Nebensache eines Verkaufsprozesses.
Diagnose
Wir prüfen, wie der Prozess heute tatsächlich läuft — Systemkonfiguration, Kontrollen, Datenqualität, aktuelle Engpässe — und legen genau fest, was im Scope liegt.
Transition
Wir begleiten mindestens einen laufenden Zyklus, dokumentieren die Abläufe und führen einen parallelen oder gestaffelten Übergang durch, damit nichts ungetestet live geht.
Operate
Regelbetrieb gegen vereinbarte SLAs, mit regelmäßigen Review-Terminen, damit Probleme früh auffallen — nicht erst bei der Jahresabschlussprüfung.
Evolve
Änderungen im Scope, im Prozess oder im System werden aufgefangen, wenn sich Ihr Geschäft verändert — sei es die Aufnahme eines Prozesses, einer Gesellschaft oder die Rückgabe von Wissen an Ihr Team durch Training.
Eine echte Multi-Entity-Sanierung, kein Gedankenspiel
Eine anonymisierte Unternehmensgruppe mit 14 Gesellschaften in sieben Ländern kam mit einer spürbar unter Druck stehenden Finanzfunktion zum breiteren JPS-iQ-Team. Das Ergebnis war eine Teamleistung über Finanzarchitektur, ERP-Konfiguration und operative Umsetzung hinweg — nicht die Arbeit einer einzelnen Spezialisten-Gruppe.
Innerhalb dieses Engagements war der eigene Beitrag von BPO enger gefasst als die Schlagzeilen-Zahlen: Wir trugen die operative Buchhaltungslast für zwei der kleineren Gesellschaften der Gruppe und entlasteten damit die lokalen Controller für höherwertige Aufgaben statt Routinebearbeitung. Die oben genannten Ergebnisse zu Abschluss, Intercompany und Audit spiegeln die kombinierte Arbeit aus Finanzarchitektur, ERP-Konfiguration und operativer Umsetzung über das gesamte Engagement hinweg wider. Den vollständigen Case lesen.
Die Risiken, für die ein solches Engagement gebaut ist
Verzögerungen beim Abschluss
Ein Abschlusskalender, der sich immer weiter verschiebt, untergräbt das Vertrauen bei Board, Kreditgebern und Wirtschaftsprüfern gleichermaßen.
Fehlerquoten und Nacharbeit
Manuelle, unterbesetzte Bearbeitung führt zu Fehlern, die später auffallen — bei Abstimmungen, im Reporting oder in einer Prüfung.
Key-Person-Risiko
Prozesse, die im Kopf einer einzelnen Person stecken statt in einer dokumentierten, übertragbaren Verfahrensanweisung.
Prüfungsfeststellungen
Wiederkehrende Feststellungen zu denselben Konten oder Kontrollen, Zyklus für Zyklus, weil der zugrundeliegende Prozess nie behoben wurde.
Passt das zu Ihrer aktuellen Situation?
Guter Fit
- Sie können den konkreten Prozess benennen, der unter Druck steht — Kreditoren, Debitoren, Abstimmungen, Abschluss oder alle zusammen.
- Sie nutzen NetSuite, DATEV, SAP oder Dynamics 365 F&O — oder wechseln aktiv zu einem dieser Systeme.
- Sie wollen, dass die Arbeit in Ihrem System of Record erledigt wird, nicht in einer parallelen Excel-Lösung.
- Sie sind offen dafür, dass sich der Scope mit der Zeit verändert — mehr, weniger, oder zurück an Ihr Team, sobald es geschult ist.
Weniger guter Fit
- Sie suchen zugelassene Steuerberatungsleistungen — dafür ziehen wir einen Partner hinzu, wir erbringen sie nicht selbst.
- Sie wollen eine einzige generische „Buchhaltungshilfe“-Vereinbarung ohne definierte Prozessgrenzen.
- Ihre Systemlandschaft liegt vollständig außerhalb von NetSuite, DATEV, SAP und Dynamics 365 F&O, ohne Plan zur Konsolidierung auf eines dieser Systeme.
- Sie benötigen zuerst eine Reparatur des zugrundeliegenden ERP, bevor ein operativer Prozess zuverlässig darauf laufen kann — starten Sie stattdessen mit ERP & Finance Stabilization.
Fragen, die CFOs tatsächlich stellen
Können Sie nur einen einzelnen Prozess übernehmen, z. B. die Kreditorenbuchhaltung, statt alles auf einmal?
Ja. Der Leistungsumfang wird Prozess für Prozess definiert. Die meisten Engagements starten mit einem einzelnen, klar abgegrenzten Prozess — häufig Kreditoren-, Debitorenbuchhaltung oder Kontenabstimmung — und werden erst erweitert, wenn sich das bewährt hat. Eine vollständige Übergabe der Buchhaltungsfunktion ist für den Start nicht erforderlich.
Wie läuft der Übergang ab, ohne unseren laufenden Abschluss zu gefährden?
Wir durchlaufen vor dem Go-Live eine definierte Transitionsphase: Aufnahme des bestehenden Prozesses und der Kontrollen, Begleitung mindestens eines laufenden Zyklus, Dokumentation der Abläufe und ein paralleler oder gestaffelter Übergang für die Prozesse im Scope. Nichts geht in den Regelbetrieb, bevor beide Seiten das für bereit erklärt haben, und der Abschlusskalender bleibt währenddessen geschützt.
Wer ist verantwortlich, wenn etwas schiefgeht, und gibt es SLAs?
Jedes Engagement definiert Verantwortlichkeiten und Service Levels vorab — Durchlaufzeiten, Genauigkeitsanforderungen, Eskalationswege und Review-Zeitpunkte — für die jeweiligen Prozesse im Scope, vereinbart vor der Transition und überprüft, sobald sich der Scope ändert.
Wie lange läuft ein typisches Engagement, und können wir klein anfangen?
Engagements richten sich nach dem gewählten Scope, nicht nach einer festen Vorlage, und die Konditionen werden von Fall zu Fall vereinbart. Klein anzufangen — ein Prozess, eine Gesellschaft oder zusätzliche Kapazität für einen definierten Zeitraum — ist ein normaler und üblicher Einstieg; der Scope kann später erweitert werden, wenn es passt.
Erbringen Sie im Rahmen dieser Leistung auch Steuerberatung?
Nein. JPS-iQ ist keine Steuerberatungsgesellschaft und tritt auch nicht als solche auf. Wir unterstützen die operative Seite steuerrelevanter Finanzprozesse — Daten, Systeme, Abstimmungen und Vorbereitung — und ziehen für alles, was tatsächliche Steuerberatung erfordert, einen qualifizierten, zugelassenen Steuerberatungspartner hinzu. In einem Full-Outsourcing-Modell kann diese steuerberatende Komponente auf Wunsch in die Gesamtlösung integriert werden.
Wir befinden uns mitten in einer ERP-Einführung — arbeiten Sie in unserem neuen System oder bringen Sie eigene Tools mit?
Wir arbeiten in dem System, das Sie einsetzen — Oracle NetSuite, DATEV, SAP oder Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations — auch wenn die Einführung noch läuft. Wenn die Implementierung selbst stabilisiert werden muss, ist das eine separate, ergänzende Leistung, die wir ebenfalls anbieten; siehe ERP & Finance Stabilization.
Wie schnell kann das tatsächlich starten?
Das Timing hängt vom Scope und vom Zustand Ihres aktuellen Prozesses und Ihrer Daten ab, daher nennen wir hier keine feste Wochenzahl. Der erste Schritt ist ein Scope- oder Diagnostic Call, um den tatsächlichen Ausgangspunkt zu klären und darauf aufbauend einen realistischen Zeitplan für die Transition zu vereinbaren.
Bereit zu sehen, wie ein klar definierter Scope für Ihre Finanzfunktion konkret aussieht?
Bringen Sie den Prozess, die Gesellschaft oder das Reporting-Problem mit, das gerade auf Ihrem Schreibtisch liegt. In einem Scope- oder Diagnostic Call klären wir gemeinsam, was realistisch übernommen werden kann, in welchem System, und wie schnell eine Transition tatsächlich laufen könnte.